Oferta Tehnica

ARHIVAREA FIZICA A DOCUMENTELOR LEGEA 16/1996

1a. ARHIVARE DOCUMENTE (indosarierea documentelor in functie de specificul activitatii si de cerintele beneficiarului):
- Sortarea documentelor dupa data emiterii lor sau dupa alte criterii stabilite de beneficiar;
- Indosarierea documentelor, numerotarea filelor indosariate in coltul din dreapta , fie mecanic si intocmirea unui opis pentru dosarul arhivat, prin atasarea ca prima pagina in interiorul dosarului, a listei cu documentele continute in fiecare dosar – Anexa nr. …..;
- Pe o foaie nescrisa adaugata la sfarsitul dosarului sau pe ultima pagina ramasa nescrisa se trece sub semnatura arhivarului mentiunea ca: “Prezentul dosar contine ……. file – in cifre si in paranteza in litere”;
- Arhivarea documentelor se face in mape specifice arhivarii, legate, in functie de dorinta beneficiarului arhivarea se poate face si in alte tipuri de dosare
- Documentele din fiecare dosar se cos sau se leaga in mape, in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor, rezolutiilor, etc.;
- Dosarele NU trebuie sa aiba mai mult de 250 – 300 de file;
- Pe coperta dosarului se aplica Anexa …….., care se completeaza cu datele dosarului;
- Pe cotorul mapei/biblioraftului se vor trece datele pe care acesta le contine: numarul din nomenclator, datele extreme, volumul dosarului,
- Pentru fiecare serviciu/compartiment/departament in parte, fiecare an va incepe cu volumul 1 de documente arhivate, aplicabil pentru fiecare tip de document;
- Persoana desemnata cu arhiva completeaza un proces verbal de predare- primire a documentelor, Anexa ….., ce va fi semnat atat de persoana autorizata cat si de arhivar.
- Gruparea documentelor pentru arhivare se face potrivit NOMENCLATORULUI DOSARELOR. Acesta se intocmeste sub forma de tabel, in care se redau grupele de documente pe servicii/compartimente/departamente etc., in dreptul grupelor de documente care se pastreaza permanent se trece cuvantul “permanent” daca exista acte pentru care nu se stabilesc prin lege termenele de pastrare, se poate trece un numar de ani).
- La cererea beneficiarului, serviciile pot include intreg suportul material necesar arhivarii (mape).

1b. IDENTIFICARE DOCUMENTE
- Pe documentele arhivate, pentru identificare, pot fi aplicate etichete.


1c. DEPOZITAREA DOCUMENTELOR

1d. INTRODUCEREA DOCUMENTELOR IN ARHIVA

- Dosarele se depun in arhiva, pe baza de Inventar si Proces Verbal de predare-primire;
- Persoana autorizata aduce arhivarului inventarul (Anexa ….) semnat de superiorul ierarhic, arhivarul completeaza procesul verbal de predare-primire (Anexa ….) ce va fi semnat atat de persoana autorizata cat si de arhivar;
- Dosarele sunt depozitate pe rafturi identificabile prin numere, dosarele se vor ordona pe ani, serviciu/compartiment/departament termene de pastrare;
- Pentru documentele cu termen de pastrare permanent se asigura un loc separat;

1e. IESIREA DOCUMENTELOR DIN ARHIVA SI PREDAREA SPRE

REDEPOZITARE este permisa Superiorului ierarhic sau unei persoane desemnate din serviciu/ compartimentul/ departamentul respectiv
- Persoana autorizata din fiecare serviciu/compartiment/departament inmaneaza arhivarului formularul standard (Anexa ……), semnat de superiorul ierarhic (nume, prenume – in litere de tipar, semnatura). - Formularul va contine o lista a documentelor ce se vor scoate din arhiva
- Arhivarul completeaza un proces verbal de predare-primire (Anexa …….), semnat de persoana autorizata si de arhivar.
- Arhivarul inregistreaza in Registrul de Evidenta Anexa ……. toate dosarele pe care le primeste sau le imprumuta pentru consultare personei desemnate din cadrul institutiei/banci;
- In locul dosarului imprumutat se pune o fisa de control (Anexa ……) semnata de solicitant si care se restituie persoanei respective in momentul inapoierii dosarului;
- Persoana autorizata inmaneaza arhivarului formularul standard (Anexa ……), semnat de superiorul ierarhic (nume, prenume – in litere de tipar, semnatura) impreuna cu documentele imprumutate.
- Formularul va contine lista documentelor ce vor fi depozitate; arhivarul completeaza un proces verbal de predare-primire (Anexa …….) semnat de persoana autorizata si de arhivar; arhivarul restituie fisa de control persoanei autorizate.
 


1f. OBLIGATIA BENEFICIARULUI ESTE DE A PASTRA DOCUMENTELE- In conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii si sustragerii.
- Documentele sunt pastrate in conditii de igiena, temperatura si umiditate adecvata.
- Depozitarea arhivei este ferita de igrasie, expuse pericolului de infiltratie, inundatie, incendiu, explozie, etc. - Spatiu de depozitare este dotat cu rafturi.
- In incinta depozitului este interzisa folosirea radiatoarelor, resourilor, fumatului sau a utilizarii unor instalatii electrice defecte.
- Depozitele sunt prevazute cu stingatoare portabile cu bioxid de carbon si praf, asigurandu-se conditiile necesare de stingere a incendiilor.
- Depozitele sunt prevazute cu mijloace de alarma.


1g. INDATORIRILE BENEFICIARULUI sunt urmatoarele:- Transportul in maxima siguranta a documentelor de la Creatorul documentelor la depozitul destinat arhivarii;
- Primirea in depozit a documentelor create si gestionarea lor;
- Manipularea acestora la depozitul de arhiva;
- Intocmirea Nomenclatorului Arhivistic conform propunerilor Creatorilor de documente;
- Selectionarea documentelor care au indeplinit termenul de pastrare;
- Pastrarea in bune conditii si asigurarea securitatii documentelor;
- Asigurarea desprafuirii periodice a documentelor, a dezinsectiei si deratizarii;
- Asigurarea temperaturii, umiditatii si a ventilatiei propice;
- Asigurarea conditiilor de ordine, paza si securitate;
- Inregistrarea in Registrul de Evidenta (Anexa ….) a tuturor dosarelor pe care le primeste sau le imprumuta pentru consultare, punandu-se in locul dosarului imprumutat o fisa de control (Anexa ….) semnata de solicitant si care se restituie persoanei respective in momentul inapoierii dosarului;

2. ARHIVAREA DOCUMENTELOR PE SUPORT ELECTRONIC SI CREAREA DE BAZE DE DATE

- Crearea unei baze de date pentru documentele ce urmeaza a fi copiate prin scanare sau alte metode de capturare a datelor;
- Copierea prin scanare a documentelor emise;
- Capturare prin tastare directa, procesare si stocare de noi document;
- La finalul fiecarei etape de lucru, furnizorul intocmeste si pune la dispozitia beneficiarului toate rapoartele de activitate, in urmatoarele conditii:

- Se salveaza pe dischete/cd-uri reinscriptibile/alte medii electronice baza de date a arhivarilor electronice iar acestea se predau beneficiarului, prin intocmirea unui proces verbal de predare primire;
- Salvarea datelor pe cd-uri reinscriptibile ofera posibilitatea Creatorului de documente de a beneficia prin metoda arhivarii electronice si de actele ce se emit ulterior si se vor adauga la documentele intiale (contracte de leasing, polite de asigurari de viata, etc.